Privacyverklaring voor Sollicitanten

Privacyverklaring voor Sollicitanten

Laatste update: [11.05.2026]

Axilium hecht veel belang aan jouw privacy en aan een transparante omgang met persoonsgegevens. Wanneer je solliciteert bij Axilium of wanneer je wordt opgenomen in onze talentpool voor toekomstige vacatures, vertrouw je ons persoonlijke informatie toe. Wij verwerken deze gegevens strikt vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom we deze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij hebt als sollicitant of talentpool-kandidaat.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Axilium Group bv
Turnhoutsebaan 2 – 2970 Schilde
hello@axilium.be
+32 (0)3 318 65 00

Axilium is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van sollicitaties, werving en talentpoolbeheer.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

  • Sollicitanten die via onze website, e-mail, sociale media of andere kanalen solliciteren
  • Kandidaten die spontaan hun gegevens bezorgen
  • Personen die wij contacteren op basis van publieke bronnen (bv. LinkedIn)
  • Kandidaten die opgenomen worden in onze talentpool voor toekomstige functies
  • Ex-sollicitanten van wie gegevens tijdelijk worden bewaard voor administratieve redenen

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je solliciteert en hoe de procedure verloopt, kunnen wij onderstaande gegevens verzamelen:

Identificatie- en contactgegevens

  • Naam, voornaam
  • Adres, woonplaats
  • E-mailadres, telefoonnummer
  • Geboortedatum (indien vrijwillig bezorgd)
  • Nationaliteit (indien relevant voor functievereisten)

Professionele gegevens

  • CV en motivatiebrief
  • Opleidingen, diploma’s, certificaten
  • Werkervaring
  • Vaardigheden en competenties
  • Aanwezigheid op sociale en professionele netwerken (bv. LinkedIn-profiel)
  • Referenties (mits jouw toestemming)

Aanvullende documenten

  • Foto’s (indien vrijwillig verstrekt of opgenomen in het CV)
  • Portfolio’s, attesten of andere relevante documenten

Gegevens tijdens het selectieproces

  • Notities van interviews
  • Correspondentie via telefoon of e-mail
  • Resultaten van eventuele testen of assessments

Gevoelige persoonsgegevens

Axilium vraagt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid, etniciteit, religie, politieke voorkeur, enz.).

Indien je deze vrijwillig opneemt in je CV, zullen wij deze niet actief verwerken.

4. Waar komen deze gegevens vandaan?

  • Jijzelf (via CV, e-mail, websiteformulier, gesprekken, documenten)
  • Publieke bronnen zoals LinkedIn of jobplatformen
  • Referenties, maar alleen met jouw toestemming
  • Eventuele assessmentpartners (indien van toepassing)

5. Doeleinden van de verwerking

We verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Beoordeling van jouw kandidatuur
  • Contact opnemen tijdens de selectieprocedure
  • Uitvoeren van interviews, testen of verificaties
  • Administratieve opvolging en interne rapportering
  • Mogelijke opname in onze talentpool (enkel met toestemming)
  • Mogelijk voorstellen van jouw profiel aan een klant (enkel met jouw toestemming)
  • Optimaliseren van onze wervingsprocessen
  • Wettelijke verplichtingen, zoals klachtenbeheer en bewijsvoering

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor marketingdoeleinden.

6. Rechtsgrond voor verwerking

  • Precontractuele maatregelen: evaluatie van jouw kandidatuur
  • Toestemming: voor opname in talentpool en extra bewaartermijn
  • Gerechtvaardigd belang: contacteren via publieke bronnen, interne kwaliteitsopvolging
  • Wettelijke verplichtingen: administratie en klachtenbehandeling

Je kan toestemming op elk moment intrekken.

7. Delen van persoonsgegevens

Jouw gegevens worden enkel gedeeld met:

  • Medewerkers van Axilium die betrokken zijn bij de selectie
  • Onze opdrachtgevers, maar alleen wanneer jij hiermee instemt
  • Onze softwareleverancier Carerix, die optreedt als gegevensverwerker
  • Eventuele test- of assessmentpartners (indien van toepassing)

Er worden geen gegevens gedeeld buiten de EU zonder gepaste GDPR-waarborg (zoals standaardcontractbepalingen).

8. Opslag van gegevens in Carerix

Axilium maakt gebruik van Carerix, een professioneel en beveiligd rekruteringsplatform dat voldoet aan de Europese privacywetgeving.

Alle sollicitatiegegevens worden hierin beveiligd opgeslagen.

9. Bewaring van persoonsgegevens

Axilium bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

  1. Sollicitanten die niet geselecteerd worden

Wij bewaren jouw gegevens maximaal 1 jaar na beëindiging van de procedure.
Reden: mogelijke heropstart van een gelijkaardige functie en klachtenbeheer.

  1. Talentpool (met toestemming)

Indien je toestemming geeft om opgenomen te worden in onze talentpool bewaren wij je gegevens maximaal 5 jaar.

  1. Toestemming voor verlenging bewaarperiode

Voor het einde van deze periode (1 jaar of 5 jaar) vragen wij jou:

  • of je de toestemming wil verlengen, of
  • of je wenst dat wij jouw gegevens verwijderen.

Bij het uitblijven van een reactie worden jouw gegevens automatisch verwijderd.

  1. Verwijderen op verzoek

Je kan op elk moment vragen om jouw gegevens eerder te verwijderen.

  1. Geanonimiseerde gegevens

Axilium kan geanonimiseerde statistische gegevens langer bewaren, aangezien deze jou niet meer identificeren.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, o.a.:

  • Veilige hosting binnen Carerix
  • Encryptie bij webformulieren
  • Toegangsbeheer voor medewerkers
  • Verplichte vertrouwelijkheidsclausule

Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen, maar Axilium streeft naar de hoogste graad van bescherming.

11. Jouw rechten als kandidaat

Je hebt recht op:

  • Inzage van jouw gegevens
  • Aanpassing of verbetering
  • Verwijdering
  • Beperking van verwerking
  • Overdraagbaarheid
  • Intrekking van toestemming
  • Bezwaar

Je kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via: hello@axilium.be

Wij antwoorden binnen 30 dagen.

12. Klachten

Indien je meent dat Axilium de GDPR niet naleeft, kan je steeds terecht bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

13. Wijzigingen

Axilium kan deze privacyverklaring aanpassen.
De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.